Mettre en place un logiciel GED en entreprise est la meilleure solution pour gérer de manière pérenne tous vos documents professionnels. En utilisant un tel outil, l’acquisition, le classement et la recherche de données sont fluidifiés. La perte de temps liée à la recherche de fichiers mal indexés est un véritable problème en entreprise. Elle affecte l’efficacité et la performance des collaborateurs. Grâce à l’approche d’une gestion électronique, l’archivage des documents est automatisé. L’accès aux données est facilité pour une meilleure productivité au quotidien.
Plan de l'article
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
Une GED (Gestion Électronique de Documents) est un outil informatique que les entreprises utilisent pour stocker, organiser et gérer leurs fichiers numériques de manière centralisée. Il aide à collecter, créer et transformer les données en documents destinés à être partagés. Ces archives peuvent inclure des contrats, des factures et des images. Les informations sont accessibles à partir d’une source unique, classées de manière cohérente pour une recherche plus aisée.
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Par ailleurs, la GED peut automatiser vos processus de gestion de documents. Tous les services d’une organisation sont concernés par du traitement documentaire. Les systèmes GED sont devenus incontournables pour gérer et optimiser les échanges de documents au sein de milliers d’entreprises. De ce fait, il est important de bien choisir son logiciel ged.
Pourquoi est-il important d’utiliser une GED en entreprise ?
Ces 20 dernières années, les dirigeants ont mis l’accent sur l’efficacité. Les entreprises équipées d’un logiciel GED ont allégé les tâches quotidiennes des salariés : trop de papier, perte de temps, documents non partagés, manque de fiabilité… Les enjeux règlementaires et environnementaux, ajoutés à la recherche d’économies et au phénomène du télétravail, poussent à la dématérialisation des documents. Une prise de conscience partagée aujourd’hui par les dirigeants, des managers et des directions informatiques :
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- Les problèmes de gestion des documents papier représentent une perte de 21% de la productivité organisationnelle.
- 20 % à 40 % du temps de travail des collaborateurs est passé à rechercher manuellement un document. Il faut en moyenne 18 minutes pour trouver le document voulu.
- Déjà en 2021, la majorité des managers et dirigeants considéraient la gestion documentaire comme un enjeu important.
Avec l’aide d’un logiciel GED, les organisations répondent à l’attente d’amélioration de l’expérience de travail du collaborateur. L’impact de cet outil est d’autant plus fort que les utilisateurs constatent des bénéfices additionnels. Cela concerne un gain de temps et de productivité, une amélioration de la traçabilité, une sécurité et un contrôle d’accès aux documents, une réduction des coûts.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel GED
Un logiciel GED rassemble toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion des documents d’entreprise et à leur cycle de vie. L’import des fichiers numériques doit être complété par la numérisation des documents papier.
L’indexation des fichiers doit être réalisée de manière optimale pour les retrouver facilement. Chaque fichier doit être nommé et placé dans un dossier pertinent. Des informations doivent être extraites de chaque document pour déterminer son classement (mots-clés, reconnaissance optique de caractères, etc.).
Cet outil permet de réunir l’ensemble des documents liés à l’entreprise en numérique sur une même plateforme. Le cycle de vie des documents nécessite d’établir la durée de conservation de chaque type de contenu.
L’accès aux données doit être garanti à tous les utilisateurs qui en ont besoin. Des droits d’accès et de modification doivent être mis en place. Les utilisateurs doivent pouvoir visualiser chaque version d’un document et collaborer sur certains fichiers.
Comment bien choisir son logiciel GED ?
Avant de mettre en place un système de gestion documentaire, il est essentiel de bien définir vos besoins spécifiques. Vous devez analyser votre activité professionnelle : quels types de documents devez-vous gérer au quotidien (contrats, factures, rapports, etc.) ? Il vous faut ensuite évaluer la taille de votre entreprise et le nombre d’utilisateurs qui seront concernés par cette solution. Cela vous aidera à déterminer les fonctionnalités et la capacité requises.
Fixez un budget adapté tout en gardant à l’esprit les bénéfices attendus, notamment en termes de gain de temps, de productivité et d’efficacité. En prenant le temps d’analyser ces différents aspects, vous serez en mesure de choisir la solution de gestion documentaire la mieux adaptée et d’en maximiser les retombées positives pour votre organisation.
Lors de la sélection d’un logiciel GED pour entreprise, il est essentiel d’évaluer son ergonomie et ses fonctionnalités natives. Il doit s’intégrer harmonieusement à votre système d’information. La qualité du support client, les retours d’expérience des utilisateurs et le coût par utilisateur sont également des critères déterminants. Un espace de stockage adapté à vos besoins complète ces considérations.
Réaliser un comparatif des solutions est une étape cruciale pour trouver le logiciel le plus adapté à vos besoins. Vous pouvez utiliser les comparateurs web, les médias spécialisés et votre réseau professionnel pour recueillir des informations pertinentes. Demandez des démonstrations aux éditeurs et intégrateurs afin d’évaluer les fonctionnalités en détail. Synthétisez les résultats dans un tableau comparatif pour prendre une décision éclairée.